Plutôt par mail

Pour le travail, je préfère recevoir les messages par mail plutôt que sur WhatsApp, sauf quand c'est vraiment urgent.

Un mail, je le lis quand je peux m'en occuper. J'y réponds mieux, et souvent plus vite.

1Un mail ne sonne pasconcentration
2Je le lis quand je peux y répondredisponibilité
3Rien ne se perdle fil du projet
4Le mail a des outilsdrapeau, dossier
5Celle que j'ai oubliéeà écrire

Raison 1 sur 4

Un mail ne sonne pas

Il arrive sans bruit. Je ne suis pas interrompu et je reste concentré sur ce que je fais.

Je pense qu'on est beaucoup trop sollicités par les notifications. J'ai coupé le son à l'arrivée des mails, et même le compteur de non lus de ma boîte.

Une demande qui arrive pendant une séance d'étalonnage attend tranquillement que j'aie fini.

Réglages de ma messagerie

Son à l'arrivée d'un mailcoupé

Compteur de non lusmasqué

Raison 2 sur 4

Je le lis quand je peux y répondre

Quand j'ouvre mes mails, je suis disponible : j'ai du temps devant moi, et je suis à mon ordinateur.

La plupart des demandes se traitent à l'ordinateur : envoyer un fichier, relire un devis, regarder un planning. Un message lu sur le téléphone entre deux choses, je ne peux pas le traiter tout de suite. Il me reste en tête, et j'ai peur de l'oublier.

Un mail, je le découvre au moment où je peux m'en occuper. J'ai moins de choses en tête, et il y a plus de chances que j'y réponde dans la foulée.

Exemple : la même demande, envoyée à 10:12

Sur WhatsApp

10:12Lue en pleine séance, sur le téléphone
10:13Rien à faire sans l'ordinateur, je retourne à l'étalonnage
19:40Elle me revient en tête

Par mail

10:12Arrive sans bruit
14:00J'ouvre ma boîte, à mon bureau
14:06Réponse envoyée, fichier joint

Raison 3 sur 4

Rien ne se perd

Ma boîte mail est l'endroit où je retrouve tout, pour tous les projets.

J'y range les mails avec les documents du projet. L'échange garde son fil, du premier devis à la livraison.

Mes collègues et notre outil de suivi de projet ont accès à mes mails. Ils n'ont pas accès à mon WhatsApp : une demande qui y reste, je suis le seul à la voir.

Un dossier de projet (exemple)

03.09Devis étalonnage et DCP
18.09Re: Devis étalonnage et DCP, signé
02.10Planning des séances
09.10Fwd: Livrables demandés par le distributeur
11.10Re: DCP livré, lien de téléchargement

Visible par : moi, l'équipe, le suivi de projet

Raison 4 sur 4

Le mail a des outils

J'aime les outils du mail. Je m'en sers tous les jours pour que rien ne m'échappe, et chacun sert la demande.

DrapeauElle reste en haut de ma liste jusqu'à ce qu'elle soit faite.
Garder non luElle m'attend, même après que je l'ai lue.
TransférerUn collègue la reprend, avec tout l'historique.
RangerElle rejoint le dossier du projet.
JoindreLe devis, la liste des livrables, le lien de téléchargement restent avec elle.

Côte à côte

La même demande

Sur WhatsAppPar mail

Elle arriveWhatsAppavec une sonnerie, à toute heureMailen silence

Je la lisWhatsAppsur le téléphone, entre deux chosesMailà mon bureau, quand je peux m'en occuper

Qui la voitWhatsAppmoi seulMailmoi, mes collègues, notre suivi de projet

Je la retrouveWhatsAppen remontant la conversationMaildans le dossier du projet

Les fichiersWhatsAppphotos et vidéos recompresséesMailjoints tels quels, ou par lien

L'exception

Quand c'est vraiment urgent

Une projection qui ne démarre pas, une livraison bloquée la veille d'une diffusion, un tournage qui attend une réponse : là, WhatsApp ou un appel, c'est parfait.

Pour tout le reste, un mail.

Raison 5 sur 4

Un point oublié ?

J'ai sûrement oublié une raison. Elle peut arriver ici, par mail, évidemment.

Si elle est bonne, elle rejoint la liste.

Plutôt par mail.